Оксана Колтик, директор Департамента внутреннего финансового контроля и аудита КГГА
Современный аудит - это элемент менеджмента, а не ревизоры
23.11.2020 20:40

Департамент, возглавляемый Оксаной Колтик, относительно новый. В нынешнем формате появился в 2014 году с приходом новой команды в Киевскую городскую власть. Раньше, по словам главного аудитора КГГА, он тоже существовал как Управление (с 2007 года), но выполнял функции больше контрольно-ревизионные. С тех пор много времени прошло, современный аудит ушел далеко от обычной сверки чисел в документах, говорит Оксана Колтик. Теперь ее работа - сплошная аналитика и творчество, благодаря которым городу удается сохранить от небрежного расходования (или недополучения) десятки миллионов бюджетных средств в год.

АУДИТОР - НЕ "ДОНОСЧИК", А СОВЕТЧИК

- Оксана, что-то принципиально изменилось за 6 лет?

- Конечно, еще в 2011 году появилось революционное постановление Кабмина №1001 О внутреннем аудите. Оно должно было превратить внутреннюю ревизию в третью линию контроля согласно международной философии управления (процесс – контроль – аудит). Это когда за работниками не ходит кто-то с палкой и проверяет, как и что выполняется, а работает целая система, благодаря которой руководитель уверен во взвешенности принятых решений, скажем, например, ответственное лицо разрабатывает договор, а другие уполномоченные лица должны его завизировать. Внутренний контроль – в том, что решения принимаются не единолично, а по принципу «четырех глаз» (есть такое понятие в антикоррупционной теории). Речь идет об элементе внутреннего контроля, своего рода антикоррупционном предохранителе, второй линии контроля (первая – разработчик). А внутренний аудит - это уже как 3-я линия контроля, анализ определенного пула информации. Задача аудита - просмотреть не один договор, а несколько – выборку, чтобы понимать, как работает весь процесс заключения договоров. Всеми ли ответственными лицами они визировались, не допустили ли ошибок, нельзя ли процесс усовершенствовать. Внутренний аудит позволяет взглянуть на систему внутреннего контроля со стороны, концентрируясь на эффективности управления рисками. Это дает возможность оценить эффективность первой и второй линии контроля. Эту философию аудита и начали закладывать с 2011 года в нормативных документах на государственном уровне.

Раньше наша работа была подобна контрольно-ревизионной, и с нее я здесь начинала. Здесь было все об убытках, ревизиях, нарушениях, правоохранительных органах. А лет 6 назад обращать внимание начали на эффективность, людей стали знакомить с понятиями настоящего внутреннего контроля. Объяснять, что должна быть система, которую должен организовывать руководитель, определенные прописанные процедуры и анализ рисков – где, что во время функционирования процесса может сработать не так. А еще анализ мер: что мы делаем, чтобы эти риски не допустить, минимизировать их. И эти меры необходимо еще пересматривать время от времени. Философия довольно сложная. К сожалению, знаю немало современных руководителей, которые до сих пор не постигли ее логику. Нежелание меняться, вероятно, больше касается, пожалуй, среднего звена, к которому приходишь с аудитом и слышишь аргумент вроде «а мы так всегда делали». Но ведь можно все улучшить!

- То есть, такая система должна функционировать на каждом предприятии в идеале?

- Если говорить о КГГА, сначала хотя бы на уровне каждого структурного подразделения. Система внутреннего контроля, к которой мы пытаемся привести существующую систему управления, базируется на концепции COSO. Она изначально была разработана (автор – Комитет организаций-спонсоров Комиссии Трэдвея для оценки систем управлений компаний – ред.) для корпоративного сектора, но впоследствии была адаптирована под государственный Международной организацией высших органов аудита (INTOSAI-GOV 9100). В Украине реформа внутреннего аудита и внутреннего контроля в государственном секторе благодаря Минфину базируется на опыте Нидерландов. К нам приезжают европейские эксперты, проводят тренинги, совместно реализуются пилотные проекты.

- А почему в украинском частном секторе такая авторитетная модель до сих пор не прижилась?

- В первую очередь из-за незрелости корпоративной культуры в Украине: владельцы бизнеса не готовы отказываться от управления процессами собственноручно. Но с ростом бизнеса контроль теряется и такой подход к управлению становится обреченным. Это касается и КГГА: городской председатель не может контролировать каждый процесс лично, поэтому Киев нуждается в построении эффективной системы внутреннего контроля.

Кроме того, добавленная стоимость работы внутреннего аудита очень сложно измеряется. Какова наша функция? Давать рекомендации. Мы пришли, взяли какой-то перечень документации, сделали анализ, сделали выводы, в полном ли объеме поступают средства, вовремя ли проводится претензионно-исковая работа, нет ли какого-то выборочного подхода и тому подобное. И даем рекомендации, что в процессе можно улучшить. Стараемся везде получать финансовый и/или экономический эффект, но ценность советов иногда сложно измерить финансово, то есть отразить в числовом выражении. А руководители, особенно в бизнесе, хотят понимать, зачем это все и, собственно, сам аудитор, какую пользу он и его советы приносят.

В государственном секторе в придачу срабатывает «пунктик»: внутренний аудит – это ревизия, установят злоупотребления, и надо будет информировать руководителя о передаче материалов в правоохранительные органы. Отсюда и предвзятое отношение. Нас не оставляет ощущение, что не всегда существует вера в наши добрые намерения. Часто воспринимаемся, как тот Павлик Морозов. И вот рассказываем, что к нам можно прийти и проконсультироваться, но не всегда срабатывает, потому что критики никто не любит. А зря. Нас тоже проверяют, и мне интересно услышать, что у нас не так. Я могу быть с аудиторами не согласна, но мне все равно интересно услышать внешнее мнение. Этой культуры диалога в обществе очень не хватает. Пытаемся наладить практику конструктивной дискуссии вместо обид.

К слову, мы даже сами себе устраиваем проверки. У нашего Департамента есть сертификат, подтверждающий внедрение и использование системы управления качеством, что соответствует международному стандарту ISO 9001:2015. Наличие такого сертификата требует прохождения раз в год надзорного аудита, во время которого оценивается соответствие требованиям Стандарта наших процессов, системы управления рисками, а раз в три года проходим ресертификацию заново. В результате можем посмотреть на себя как бы в зеркало, что иногда очень полезно для дальнейшего развития.

- Насколько я поняла, эта новая философия заключается в работе на будущее. Цель - не просто зафиксировать факты нарушения, но и оптимизировать дело так, чтобы впредь нарушений не допустить?

- Да, создать систему, чтобы в будущем исключить подобные проблемы. И это действительно очень сложная работа - давать рекомендации. Когда мы начинали, бывшие ревизоры приносили мне рекомендации - "соблюдать требования действующего законодательства". Прекрасный совет, но соблюдать законодательство нужно всегда, а не по нашему совету. А рекомендацию надо предоставить такую, чтобы системно повлиять на причину возникновения проблемы, то есть провести большую интеллектуальную работу. А это уже высший уровень. И здесь открывается другая проблема – у госслужащих зарплаты небольшие, и, если люди готовы за те же деньги выполнять довольно простую рутинную работу, то трудно найти человека, который возьмется за сложную, аналитическую. Есть целые аналитические центры, в которых специалисты проводят такие анализы за тысячи долларов зарплаты, а просто проверить расходы – это, наверное, проще. Более трудоемкая задача - посидеть, поразмыслить над проблемой и найти эффективное ее решение.

- Кажется, в этом году вы разработали новый порядок организации системы внутреннего контроля в КГГА?

- Да, мы очень долго к этому шли, разрабатывать начинали его еще в 2015 году. Чтобы создать основу, организовывали учебные семинары, привлекали специалистов из международной аудиторской компании, вместе с которыми пошли в каждый департамент, объясняли, для чего нужна система внутреннего контроля, как должны быть описаны процессы и функции, как осуществлять оценку рисков. Тогда у нас на руках был лишь приказ Министерства финансов, который имел методологический характер. На сегодня уже существует постановление Кабмина от 12.12.2018 № 1062, которое более четко регламентирует эти вопросы.

Структура КГГА огромная, у нас около 30 структурных подразделений и 10 райгосадминистраций, суммарно почти 2 тысячи предприятий, учреждений и организаций коммунальной собственности г. Киева (КП, учебные, медицинские, социальные, культурные учреждения). Каждый распорядитель бюджетных средств формирует собственную политику их использования, а это человеческий фактор. Только в мае мы утвердили Порядок организации систем внутреннего контроля в КГГА и на подчиненных предприятиях (распоряжение КГГА от 07.05.2020 № 690). Многие процессы внутри КГГА не регламентированы. Непонятно, кто что выполняет, в какой последовательности, а это создает поле для возможных сбоев в функционировании процессов, в том числе коррупционных рисков. У меня много знакомых иностранцев, и знаю, что в Европе так не принято. Новому работнику дают четкую инструкцию: вот твой процесс, а ты – частичка этого процесса.

ЭФФЕКТ НА МИЛЛИОНЫ ГРИВЕН И ДИЗАЙНЕРСКИЕ СКАМЕЙКИ

- Согласно отчету за последнее полугодие, сколько удалось сэкономить городских средств?

- Наша основная функция - дать рекомендации и получить какой-то эффект, чтобы на пользу пошло. Любая организация, особенно если она тратит бюджетные средства, должна задумываться, стоит ли польза, которую она приносит, тех средств, которые на ее деятельность тратят. И мы для себя определили, как измерять свои ключевые показатели эффективности. Статистику нарушений и потерь, конечно, ведем, указываем на неэффективные управленческие решения, но основная цель – показать финансовый и экономический эффект. Это сэкономленные и возвращенные коммунальные ресурсы, то есть, выявленные потери, которые были недопущены или вовремя возвращены. Вышли, например, на объект строительства, увидели, что там работы не выполнены, но по документам завершены. По нашей рекомендации их довыполнили, мы это проверили и зафиксировали финансовый эффект недопущенных потерь. Или обнаружили какие-то потери, даем рекомендацию, каким образом потерянное вернуть или возместить, доработать, устранить ошибку. И тоже получаем финансовый эффект. Также следим, например, за закупками перед тем, как они попадают на Прозорро, анализируем ожидаемую стоимость.

Долгое время методики определения ожидаемой стоимости вообще не было, поэтому принцип ее формирования часто был очень субъективным. При рыночной экономике, когда нет регулятора, не к чему привязаться и многие этим пользуются для злоупотреблений. Завышенная цена - это не прямые потери, а неэффективное использование средств. Доказать факт такого нарушения довольно трудно, но в случае успешного диалога с заказчиком будем иметь сэкономленные средства.

Как это работает. До обнародования тендеров на Прозорро предприятия должны размещать на интернет-портале "Киеваудит" тендерную документацию. К слову, этот интернет-портал является эксклюзивной разработкой нашего Департамента, на которую мы потратили много лет, и которая содержит основную финансовую, организационную и экономическую информацию об абсолютно всех столичных коммунальных предприятиях, учреждениях и организациях. Тендерные документации проверяем по разработанной нами методике оценки рисков. И основное внимание обращаем на ожидаемую стоимость – если она завышена, мы дадим рекомендацию, и ее еще не поздно учесть. И тогда участники процесса не смогут предлагать потенциальную цену выше ожидаемой. Этот предохранитель выхода на торги с завышенной ценой – значительная часть нашего финансового эффекта.

Другой показатель нашей работы – экономический эффект, мы его сами ввели, чтобы показать добавленную стоимость рекомендаций внутреннего аудита. Допустим, видим, что на предприятии реально занижена стоимость услуг (на грани себестоимости или ниже). Даем рекомендацию, что ее надо увеличить, учитывая такие-то обстоятельства. Результат учета такой рекомендации и называем экономическим эффектом – будущей выгодой, если можем посчитать дополнительный доход за следующий год, который она принесет.

Или другой пример: фактически помещение сдается в аренду, а юридически – нет. И ни бюджет города, ни само предприятие-балансодержатель помещения никаких официальных доходов с этого не получает. В таком случае рекомендуем привести положение вещей в соответствие с реальностью. Просчитываем, сколько «набежит» после легализации аренды помещения за год, и получается будущая выгода от предоставленной рекомендации. Отсюда и берутся миллионы в отчетах.

- Хочется конкретики - каковы значения обоих показателей, экономического и финансового, за последний период?

- За первое полугодие 2020 года финансовый эффект составил 23 млн гривен, экономический эффект – 70 млн гривен по сравнению с фактическим финансированием департамента – 14 млн гривен. Но, сами понимаете, 1-е полугодие 2020 года, это, к сожалению, сплошной ковид. Данные за 2019-й более репрезентативны: финансовый эффект оценивался в 241 млн, экономический - в 46 млн. Фактическое финансирование департамента – около 27 млн гривен. Последнее мы всегда указываем, чтобы показать, что средства, которые на нас тратятся, невелики по сравнению с пользой, которую приносит Департамент городу.

- А вот если материалы ваших проверок попадают в правоохранительные органы, это уже что за эффект?

- Прежде всего, в случае установления потерь, мы делаем все возможное, чтобы бюджетные средства были возвращены или каким-то иным образом компенсированы. Если это работа, она должна быть качественно довыполнена, если это услуга – она должна быть качественно оказана, товар должен быть заменен на качественный в соответствии с договором. А передача материалов правоохранителям - это уже крайности.

Но, к сожалению, в некоторых случаях работают только крайние методы, поэтому к ним тоже прибегаем. Если обнаружили потери или какие-то злоупотребления, то согласно Стандартам внутреннего аудита (приказ Минфина от 04.11.2011 № 1247) должны информировать Киевского городского председателя, что есть основания для передачи материалов аудита в правоохранительные органы. Согласно закону, уголовная ответственность за злоупотребление служебным положением имеет место, когда нанесен какой-то существенный вред и есть определенный порог этого существенного вреда. Он постоянно меняется. Поэтому передаем материалы только тогда, когда установленные потери больше этого порога.

- По состоянию на 30 июня у правоохранителей на руках было уже 160 дел по вашим материалам, как понимать этот показатель? Это говорит о вашей качественной работе или о плохой – в структурах, которые проверяете? 160 – это вообще много?

- Статистика накопительная, ведем ее со времени создания Департамента (конец 2014-го года). Следует понимать, что сегодня любое обращение является основанием регистрации уголовного производства. Поэтому 160 уголовных производств за 6 лет – это, наверное, немного, учитывая, что у нас 2 тыс. учреждений и бюджет города – около 58 млрд грн. Виталий Владимирович Кличко, когда в первый раз стал мэром, помог нам наладить качественную связь с правоохранительными органами. Теперь дважды в год делаем сверки – отправляем запросы правоохранителям о ходе производств по нашим материалам. И имеем результаты этих уголовных производств: по состоянию на 30 июня 26 обвинительных актов передано в суд, по 44 объявлено подозрение. И правоохранительная, и судебная системы работают достаточно сложно, возможностей для манипуляций немало, а у меня, к сожалению, нет достаточных инструментов мониторинга конкретных дел, поскольку номеров судебных дел нам не сообщают. Поэтому моя сфера влияния заканчивается передачей материалов и всевозможным содействием досудебному расследованию в качестве специалиста.

- А можно выделить отрасли городского хозяйства, в которых риск злоупотреблений очень высок? У меня сложилось впечатление, что это все связано со строительством.

- 12% бюджета города – это бюджет развития, который обычно идет на строительство и ремонты. Кто хотя бы раз делал дома ремонт, тот понимает, какие сложные это расчеты и процессы, а соответственно и риски. И в то же время именно результат строительства видят потом люди – школы, садики, новые социальные центры, дороги. И здесь важно не только то, как используются бюджетные средства, а качественно ли строят. Людей интересует прежде всего качество, удобство и чтобы красиво выглядело. Можно построить дорого и оно всем будет нравиться, но зачем обществу, условно говоря, золотые скамейки в парке?

Помню, однажды у нас был кейс с нереально дорогими мусорниками. Хочется сказать: люди, это ведь только мусорник, зачем его делать по дизайнерским разработкам и из дорогих материалов, если его кто-то может просто украсть? Да, хочется, чтобы все красиво выглядело, но адекватный подход – прежде всего.

Поэтому, именно к строительству повышенное внимание, и у нас есть целое коммунальное предприятие, подчиненное Департаменту - "Киевэкспертиза". Его специалисты - асы в строительстве, и поэтому проводят проверки на объектах с полным пониманием дела – что, по какой технологии должно быть сделано, по каким расценкам, с применением каких коэффициентов и тому подобное. Это незаменимые услуги, потому что часто проблемы кроются именно в проектных решениях. Вот и привлекаем этих экспертов к нашим строительным аудитам. Важно, что делаем это не только постфактум, когда деньги уже потрачены, а на более раннем этапе. Добропорядочные заказчики и подрядчики заинтересованы, наряду с технадзором, в дополнительной проверке, что можно считать так называемой «третьей линией контроля». Такая проверка возможна как во время процедуры планового или внепланового внутреннего аудита, так и по договору с КП «Киевэкспертиза» или другими опытными экспертными учреждениями. Эксперты высказывают свое мнение, делятся замечаниями, ошибки вовремя исправляются.

- А можно еще пример какого-нибудь строительного абсурда, который удалось обнаружить и вовремя предупредить? Что-то вроде "золотых мусорников".

- В прошлом году у нас была история с парковыми скамейками. Можно было приобрести их обычной формы, которых много на рынке, но заказчик решил почему-то индивидуальный дизайн делать. Добавили одну дужечку на ручку – и уже нестандартный дизайн, который стоил на 20% дороже, чем скамейки массового производства без дужечок. Зачем, чтобы никто не мог сравнить цены?

- Чего вам не хватает, чтобы лучше такие вещи мониторить? Возможно, внедрения каких-то европейских практик, людей, финансирования? Чтобы современный аудит заработал на 150 процентов и нельзя было, главное, развернуть назад начатые процессы?

- Думаю, дела пошли бы лучше, если бы люди на объектах аудита нас нормально воспринимали, а не ассоциировали с ревизорами. Воспринимали критику, обладали навыками цивилизованного диалога, а не принимали все замечания в штыки. Чтобы не приходилось пробиваться через стену непонимания. Нужны ментальные сдвиги, чтобы предприятия усвоили: аудит – это просто элемент системы менеджмента. Ты в своей рутине варишься каждый день и на какие-то нюансы не обращаешь внимания, тогда как аудитор посмотрит на дело свежим взглядом, даст хорошие советы. И это нормально! Вот такого сотрудничества очень пока не хватает.

Татьяна Негода

Фото: Елена Худякова

При цитировании и использовании каких-либо материалов в Интернете открытые для поисковых систем гиперссылки не ниже первого абзаца на «ukrinform.ru» — обязательны, кроме того, цитирование переводов материалов иностранных СМИ возможно только при условии гиперссылки на сайт ukrinform.ru и на сайт иноземного СМИ. Цитирование и использование материалов в офлайн-медиа, мобильных приложениях, SmartTV возможно только с письменного разрешения "ukrinform.ua". Материалы с пометкой «Реклама», «PR», а также материалы в блоке «Релизы» публикуются на правах рекламы, ответственность за их содержание несет рекламодатель.

© 2015-2021 Укринформ. Все права соблюдены.

Дизайн сайта — Студия «Laconica»

Расширенный поискСпрятать расширенный поиск
За период:
-