Особенности выбора зала для проведения конференции
Сегодня на пике популярности разнообразные обучающие ивенты, которые открывают доступ не только к полезной информации, но и позволяют завести новые знакомства, найти партнеров по бизнесу и заявить о своем деле. Однако, если для участников конференция - это уйма возможностей для роста, для организаторов - головная боль и десятки бессонных ночей.
Современный человек понимает цену знаниям, поэтому готов платить не одну сотню гривен за участие в полезном мероприятии. Но его ожидания не заканчиваются на обычной лекции. Требования к проведению конференции высоки, что побуждает ивент-менеджера “изрядно попотеть”, чтобы оправдать надежды гостей.
Выбор конференц-зала: с чего начать
Многие думают, что найти подходящий конференц-зал проще-простого: забронировал помещение в бизнес-центре и дело с концом! Но на деле, следует учесть гораздо больше нюансов, чем того хотелось бы.
-
Расположение локации. Центр города - всегда выигрышный вариант. Однако, если конференция запланирована на целый день или несколько с организацией активностей, тогда на помощь придут загородные комплексы с конференц-холлами. Иногородние участники смогут остановиться на ночь в отеле. Для местных стоит заказать трансфер.
-
Вместительность. Золотое правило локации - комфорт превыше всего! Важно предусмотреть дополнительные места для внезапных гостей. Мебели в виде стульев и столов не должно быть впритык.
-
Современное техническое оборудование. Знакомая история, когда колонки хрипят и звук не удается настроить. Избежать этого можно, заранее проконтролировав качество оборудования. Как правило, в цену аренды тех. оснащение уже включено, но за некоторые позиции приходится доплачивать (флип-чарт, проектор, ноутбук).
Решив задействовать свою технику, привезите ее и установите за день до события. В зале не всегда найдется человек, который занимается техническими аспектами.
-
Обстановка и атмосфера. Существует несколько форматов обучающих мероприятий, каждое из которых требует определенной локации. По мнению сервиса RENTY удачными будут следующие варианты:
конференция = конференц-залы в Киеве
тренинг/лекция/семинар = зал в коворкинге
все вместе = лофт
Учитывайте: деловое событие не терпит неформальной обстановки. В этом случае придерживайтесь строгого, выдержанного стиля. При подготовке ивента на свободную тему, вам захочется выдержать дружескую ноту от начала до конца. Здесь на помощь приходят креативные пространства.
-
Дополнительные опции. Так как конференции затягиваются, придется задуматься о заказе кейтеринга в обеденный перерыв. Также хорошим тоном является утренний кофе-брейк. В первом и во втором случаем понадобится место для установки столов с угощениями. Но, если запланирован вечерний банкет, придется поискать помещение с отдельным залом или локацию-трансформер, где благодаря перегородкам, вам создадут лаундж-зону.
Цена - качество
Зачастую решение в сторону того или иного зала принимается исходя из его цены. Не все организации могут позволить неограниченный бюджет при подготовке. Очень часто стоит непосильная задача, устроить конференцию на высоком уровне и с небольшими финансовыми потерями. Чтобы отыскать одно единственное помещение среди тысячи одинаковых и на первый взгляд хороших, пользуйтесь сервисом по подбору пространств RENTY. С помощью онлайн каталога конференц-залов пользователь найдет презентабельную локацию, которая будет сопутствовать успеху мероприятия.
Как выбрать идеальный конференц-зал? Раскроем секрет: взгляните на пространство со стороны участника. Если вам приятно прийти на локацию и получить дозу знаний, тогда испытание пройдено. Смело заключайте сделку и победа у вас в кармане!
